Comment réaliser un projet InfoDoc, sans budget ou stagiaire ?

Vous faites partie d’une petite structure ou entreprise, qui n’a pas les moyens pour accueillir un stagiaire ou pour faire appel à une société extérieure ? Vous n’avez pas suffisamment de temps pour lancer ou terminer des projets intéressants ?

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Pourquoi ne pas vous adresser aux établissements d’enseignement supérieur ?

La plupart d’entre eux proposent à leurs étudiants, en cours de cursus, de réaliser des travaux pour des commanditaires extérieurs lors de leurs cours de documentation, veille, communication, ou de leurs projets tutorés par exemple.

Comment faire?

1/ Définir un projet
Il vous faut d’abord définir un projet complet, et correspondant aux exigences de la formation en IUT, licence pro, Master, etc.
Par exemple développer une base de veille sur les nouvelles technologies.
Mettez le noir sur blanc, avec une description des tâches à effectuer, l’objectif à atteindre, et bien sûr, un petit historique de votre entreprise pour situer le contexte.

2/ Identifier une formation
Vous devez alors identifier la spécialité (doc, veille, communication, etc.) de votre projet. Pour notre exemple : la veille !
A ce moment, vos compétences en recherche d’informations vont vous être utiles! Car il n’existe à ma connaissance aucune base de données sur la façon de travailler des établissements, et en plus, cela peut changer d’année en année selon les enseignants…
Vous devez donc vous faire une liste des établissements qui enseignent la veille, par exemple. Si vous voulez réduire le nombre de résultats, définissez le niveau (une simple base de sources pour la veille est généralement à la portée d’un DUT ou d’une licence pro, par exemple). Vous pouvez aussi visiter le site de l’Onisep…

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3/ Contacter les enseignants et discuter avec eux du sujet
Ne vous reste qu’à envoyer des mails (au responsable de l’option choisie) ou appeler directement le secrétariat pour demander le nom et les coordonnées des enseignants concernés.
Ces derniers pourront alors vous indiquer comment se déroule la formation dans leur établissement, et la façon dont ils pourront proposer votre sujet aux étudiants.
Ils vous feront également savoir si votre sujet correspond à ce qu’ils recherchent, ou s’il nécessite des adaptations. Il est important de noter que les sujets sont généralement proposés aux étudiants, et que ce sont eux qui font le choix final.
Attention, selon les établissements, les prestations en projet tutoré par exemple sont payantes (en IUT, par exemple, il arrive que les établissements demandent 180€ par étudiant). La plupart reste tout de même gratuite.

Quand le faire?
Généralement, la rentrée se fait en septembre et les projets tutorés débutent mi-septembre, voire octobre, pour s’achever en mars. Mieux vaut demander à chaque établissement, c’est différent selon le niveau (en Master par exemple, les dates ne seront pas les mêmes).
Dans l’idéal, préparez votre sujet fin juin et prenez un premier contact avec les enseignants à ce moment-là. Ils vous diront quand envoyer votre sujet et quand ils le proposeront aux étudiants.

Avantages et inconvénients?
L’avantage principal, notamment pour une petite entreprise ou association, est bien évidemment le coût peu élevé (voire la gratuité).
Mais ce n’est pas parce qu’il n’y a pas de gros investissement pécuniaire que ça ne vous demande pas de vous investir!
Vous devrez être disponible pour les étudiants, même à distance (pensez visioconférence, téléphone, mail), afin de les orienter et de bien expliquer vos souhaits.
Certains établissements vous demanderont également de signer une convention, afin d’officialiser la réalisation.
Et, mais ce n’est qu’une recommandation personnelle, si vous êtes satisfait(e) du travail fourni par les étudiants, vous pouvez aussi proposer de rédiger une lettre de recommandation… voire leur offrir une petite boite de chocolats 🙂

L’inconvénient principal est que le travail rendu ne sera pas forcément digne de celui d’un salarié en poste depuis plusieurs années. En effet, les étudiants qui travailleront sur votre sujet le feront hors de votre entreprise, ils n’auront donc pas tous les éléments en main pour répondre à vos demandes spécifiques. Par ailleurs, selon le niveau que vous choisirez (1ère ou 2e année DUT, licence pro, master, etc.), les étudiants n’auront pas la même approche ! Ils sont toutefois encadrés par leurs professeurs, et par vous !
L’autre inconvénient : la durée. Les projets tutorés, par exemple, se déroulent de septembre à mars. Et les étudiants ne consacrent pas 5 jours par semaine à ce travail, comme le ferait un stagiaire.
Vous ne pouvez donc pas confier une mission très élaborée comme on pourrait la proposer pour un stagiaire.

Pour conclure, si vous avez donc un projet intéressant mais pas les moyens de le réaliser, tout en ayant suffisamment de temps à consacrer à des étudiants « à distance », ce système peut vous convenir.

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  1. Comment réaliser un projet InfoDoc, sans budget ou stagiaire ? | Veille juridique - 06/09/2015

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